Los sistemas de información son un elemento indispensable en la gestión de cualquier organización ya que ayudan a conocer en cada momento cómo están funcionando los procesos de la organización, qué resultados se están obteniendo y sirven de soporte a la toma de decisiones. Los sistemas de información deben ser capaces de recoger datos, almacenarlos y procesarlos y producir información de salida que sea útil para los usuarios que la necesiten para tomar sus decisiones.
El volumen de datos disponible para las personas y las organizaciones ha crecido de forma drástica en los últimos años y lo va a hacer más aún en el futuro. También lo han hecho las fuentes de las que tomar esa información: desde las que son más tradicionales o a las que estamos más habituados pero que sin embargo son una fuente importante de datos hasta las más novedosas y recientes. En este último caso nos encontramos por ejemplo con las redes sociales o las redes de dispositivos que se comunican entre sí.
Una vez adquirida y almacenada, la información debe ser procesada para su posterior análisis. El llamado diseño de la información es crucial para articular el ciclo de vida de los datos y los procesos que deben aplicarse a los datos para que sean útiles. Los datos en bruto, tal cual fueron recogidos, deben limpiarse, corregirse, depurarse, transformarse, calcular valores agregados que se reutilicen habitualmente, y guardarse de la manera más estructurada posible.
Centrándonos ya en el ámbito universitario, la gestión de una universidad implica tener que tomar decisiones constantemente sobre problemas complejos en situaciones de incertidumbre y con contextos cambiantes y acelerados.
Uno de los principios básicos de la gestión eficiente de cualquier organización es la utilización adecuada de información para la toma de decisiones. Y esto es especialmente evidente y necesario en un entorno de complejidad como el que envuelve a las universidades en la actualidad. Es, por tanto, imprescindible que quienes tengan que tomar decisiones tengan información suficiente, adecuada y precisa que les sirva de soporte para ello.
En general todas las universidades cuentan con sistemas de información que les permiten recoger, almacenar y procesar datos de manera constante.
Tenemos a nuestra disposición una enorme cantidad y variedad de datos, dentro y fuera de la institución, que crece día a día y que necesitamos procesar para poder comprender y utilizar. Pero es necesario integrar todas las fuentes de datos (especialmente las nuevas o las externas) coordinándolas con las que ya está bien establecidas para poder producir información adecuada y sin inconsistencias. Es ineludible coordinar fuertemente los mecanismos técnicos y también personas y unidades para tener una gestión eficiente de la información que sirva de soporte a la gestión. Y es particularmente importante incorporar y aprovechar el potencial del análisis de datos para la generación de información útil. No hay que olvidar que el objetivo último de un sistema de información es servir de soporte para la toma de decisiones eficiente. Y para ello hay que diseñar adecuadamente el ciclo de vida de los datos: recogida, almacenamiento, procesamiento y finalmente análisis que ofrezca información lo más precisa y fiable en el formato más adecuado y el momento justo a los tomadores de decisiones.
Un buen diseño de información debe incluir una definición clara de para qué se va a usar la información (objetivos), quiénes la van a usar (destinatarios), un modelo conceptual claro (qué medir y con qué estructura, las variables e indicadores que se derivarán de ella), todos los componentes tecnológicos sobre los que construirlo y finalmente los flujos de información para que los distintos destinatarios o grupos de interés puedan tener esa información en la forma y momento más adecuados para ellos. Así pues, es evidente que los sistemas de información son uno de los pilares que sustentan cualquier sistema de aseguramiento de calidad.
José Miguel Carot
“Si lo sustantivo se ofrece con calidad asegurada, tu IES está a salvo”
